Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

► Accountantskantoor Haest, Wuustwezel

Er gaat absoluut geen tijd meer verloren bij het zoeken naar dossiers ...

Dhr. Haest, sinds 1995 klant bij Ariës, staat ons te woord :

Onze dossiers werden geklasseerd in ordners, die werden opgeborgen in wandkasten. Deze wandkasten waren opgedeeld in gelijke vakken per klant. Nadeel bij deze opbergwijze was de onbenutte ruimte. De klantenvakken hadden immers dezelfde grootte ongeacht de dikte van het dossier. We hadden met andere woorden heel wat “lucht”.”

Met de verhuis naar ons nieuw bureau in het vooruitzicht besloten we eveneens ons klassement te verbeteren. Dit was immers de ideale gelegenheid.

We zijn dan in contact gekomen met Ariës. In overleg met de Ariës-adviseur zijn we op zoek gegaan naar specifieke oplossingen voor ons.

Eerst en vooral werd de manier van opbergen gewijzigd. We hebben nu een klassement naar onderwerp i.p.v. per klant. We hebben volgende onderwerpen: BTW, het permanent dossier,jaardossiers, lonen en diverse documenten. Binnen deze onderwerpen wordt er dan vervolgens geklasseerd per klant. Iedere klant heeft een unieke klantnummer die identiek is aan het dossiernummer in de computer.

Plaatswinst :

De dossiers worden niet langer opgeborgen in ordners maar in de staand-laterale mappen van Ariës. Door het gamma van de aangeboden mappen konden we voor elk dossier de geschikte map gebruiken. Zo worden bv. de dikkere dossiers bijgehouden in een andere type map als de dunnere.

De wandkasten met vakverdeling tenslotte werden vervangen door Ariës-systeemkasten.

Daardoor hebben we ten eertse enorm veel plaatswinst geboekt, zeker 60%. We hebben nu totaal geen “lucht” meer. We hebben nu 7 rijen dossiers boven elkaar en dit op een reële hoogte.

Tijdswinst :

Ten tweede hebben we dankzij de kleurcodering geen problemen meer om meteen het juiste dossier te nemen en opnieuw correct op te bergen. We klasseren nog zelden fout. Door de kleurcodering ontstaan er immers kleurbalken, daar waar deze onderbroken worden weet je meteen dat er een dossier foutief staat.

We hebben de kleurcodering eveneens gehanteerd om de eerder vernoemde onderwerpen aan te duiden. Ieder onderwerp heeft zijn eigen unieke kleur.

Er wordt absoluut geen tijd meer verloren naar het zoeken naar dossiers. Het is steeds snel terug te vinden. Dit is eveneens een groot voordeel bij het inwerken van nieuwe collega’s. Het systeem is eenvoudig aan te leren en zeer efficiënt.

Conclusie :

Het systeem is zeer efficiënt en gebruiksvriendelijk. Ik ben absoluut zeer tevreden en de andere mensen op kantoor delen deze mening. Ik zou voor geen geld nog een ander systeem wensen.

"Er gaat absoluut geen tijd meer verloren bij het zoeken naar dossiers"    

 
Nog enkele referenties:

Boekhoudkantoor Crombez, Torhout  -  Kantoor De Decker, Dendermonde  -  DVV Gent Zakenkantoor, Gent  -  Zakenkantoor Goubert, Nieuwpoort  -  Bvba Goris Marc, Heist op den Berg  -  Van Ham Verzekeringen, Dessel  -  Kantoor Huyghe, Roeselare  -  Bureel Janssen, Opglabbeek  -  Accountancy Leclercq, Bornem  -  LVBK, Antwerpen -  Marteyn & Keymeulen, Brussel  -  Boekhoudkantoor Van Miert, Vosselaar  -  Minnen Zakenkantoor, Dessel  -  Groep Neutra, Mechelen  -  De Muynck fiskaal kantoor, Waarschoot