Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

► IBM

Ariës heeft 35.000 dossiers voor hen voorgecodeeerd, verhuisd en omgezet in een nieuw Ariës rekken systeem, en dat in drie weken tijd.

 

We laten Mevrouw Rita Nys aan het woord. Ik leerde Ariës kennen via mijn collega Mr J. Vander Perren, Hoofd van de Personeelsdienst. De Heer Vander Perren had een cursus “ Efficiënt Documentbeheer” van Ariës gevolgd en daar de voordelen van het staand archiveren leren kennen. Aangezien IBM een verhuizing gepland had en we ons klassementssysteem wilden herbekijken zijn we dan vervolgens met Ariës gaan praten. Voorheen werd alles opgeborgen in ladekasten. Het grote nadeel was echter dat deze zeer veel plaats innamen. Aangezien de kantoorruimte heden ten dage duur betaald wordt en we ruimte wilden besparen gingen we op zoek naar een beter alternatief. Ook was het een vereiste dat het opzoeken en terugplaatsen van dossiers sneller en efficiënter kon gebeuren. Na overleg met de adviseurs van Ariës hebben we gekozen voor het staand laterale klassementsysteem met kleurcodering. Door het gebruik van het rekkensysteem van Ariës met 7 rijen boven elkaar in combinatie met het staand lateraal opbergen hebben we uiteindelijk een plaatsbesparing van 50% gerealiseerd. Men kan dus stellen dat we dankzij Ariës zeker in onze opzet zijn geslaagd. Het opzoeken en wegplaatsen van de dossiers kan nu veel sneller en efficiënter gebeuren door het gebruik van kleurcodering. Het grote voordeel van deze werkwijze is eveneens het snel opsporen van foutief weggeplaatste dossiers: men ziet meteen waar de kleurbalken onderbroken worden.

Omzetting door Ariës : Ook de omzetting en verhuizing is door de specialisten van Ariës perfect georganiseerd. Met onze verhuizing voor de boeg, konden we dit extra werk er niet nog eens bijnemen. Daarom heeft Ariës deze klus geklaard. Volgens onze databestanden zijn alle mappen voorgecodeerd en leeg op de juiste volgorde aangeleverd. Ariës heeft de oude dossiermappen overgezet in de nieuwe mappen.Vervolgens zijn onze nieuwe mappen met inhoud in de nieuwe rekken van Ariës geplaatst op de nieuwe volgorde.” Mr. Meneer Wathelet; hoofd afdeling Finance "De dames Monique en Nadia van Ariës hebben hun missie prima volbracht: met professionalisme …..en glimlach. Onze dossiers staan nu pico-bello en alles gebeurde binnen de afgesproken termijn. Door deze werkwijze hebben we veel tijd uitgespaard” De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd.”