faqBoekhouding
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Handelsboeken
dagboek, centraal boek, inventarisboek. Van deze drie dagboeken moet het origineel bewaard worden.(1) |
10 jr(2)
|
origineel
|
Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
|
Art. 9 van het uitvoerings K.B. bij de Jaarrekeningenwet
|
|
Rechtvaardigende bescheiden
dit zijn verantwoordingsstukken die kunnen dienen als bewijs tegenover derden. Het gaat om stukken waarop elke boeking berust.(1) |
10 jr(2)
|
origineel of afschrift
|
Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
|
Art.6 §4 Jaarrekeningenwet
|
|
Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen
dit zijn stukken die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven.(1) |
3 jr(2)
|
origineel of afschrift
|
Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
|
Art.6 §4 Jaarrekeningenwet
|
Vennootschapsrecht
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Archieven van de vennootschappen en door de vennootschapswetgeving voorgeschreven vennootschapsdocumenten
bv. notulen van de gewone en de buitengewone algemene vergaderingen, verslagen van de zaakvoerders en commissarissen, aanwezigheidslijsten van de vergaderingen en het aandelenregister. |
5 jr
|
origineel(3)
|
Vanaf de publicatie van het besluit van de vereffening. De publicatie gebeurt door neerlegging van een uittreksel van de akte. In dit uittreksel moet de plaats aangeduid worden waar de bescheiden bewaard zullen worden.
|
Art. 195 Wb. Vennootschappen
|
Fiscaal
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Inzake inkomstenbelastingen
- “de boeken en bescheiden die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen”. Dit begrip dient zeer ruim te worden geïnterpreteerd. Het behelst meer dan het voorleggen van de wettelijk voorgeschreven bescheiden alleen (Gent, 05/11/1998, Fiscale Actualiteiten, 1998, afl.4, blz.5). Voorbeelden van “boeken en bescheiden” zijn: • de boeken en bescheiden waarvan het gebruik verplicht is, zoals de dagboeken en ontvangstbewijsboekjes voor personen die een vrij beroep uitoefenen; • de boekhouddocumenten, d.w.z. alle bescheiden die tot het bijhouden van de boeken hebben gediend; • alle andere bescheiden in de mate dat zij kunnen dienen tot het bepalen van de belastbare inkomsten, zoals o.m. registers van aandelen en obligaties op naam, de gegevens van de analytische boekhouding, offertes en bestekken, de registreerbladen van de tachograaf. |
5 jr(4)
|
origineel
|
Tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.
|
Art. 315 W.I.B.
|
|
- geïnformatiseerde systemen.
|
5 jr(4)
|
|
Vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het systeem werd gebruikt.
|
Art. 315 bis W.I.B.
|
|
- onvangstgetuigschriften en getuigschriften voor verstrekte hulp.
|
6 jr(4)
|
|
Vanaf 1 januari van het jaar van het gebruik.
|
|
Sociaal
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Het personeelsregister
|
5 jr
|
elke vorm
|
Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding.
|
Art. 2 KB van 8/8/1980
|
|
Het speciaal personeelsregister.
|
5 jr
|
elke vorm
|
Vanaf de dag van de laatste verplichte vermelding.
|
Art. 2 KB van 8/8/1980
|
|
De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten.
|
5 jr
|
elke vorm
|
Vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst.
|
Art. 25 KB van 8/8/1980
|
|
De individuele rekening.
|
5 jr
|
elke vorm
|
Vanaf het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document.
|
Art. 2 KB van 8/8/1980
|
|
Werkrooster van de deeltijdse werknemers
Werkrooster van de deeltijdse werknemers en documenten waarin alle afwijkingen op de werkroosters moeten worden opgetekend. |
5 jr
|
elke vorm
|
Vanaf de datum van de laatste verplichte vermelding tot vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de inschrijving is verricht.
|
Art. 167 Programmawet van 22/12/1989
|
|
Lijsten
De wetgever bepaalt dat de werkgever verscheidene maatregelen moet nemen voor de werknemers die een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid, een activiteit met welbepaald risico, of een activiteit verbonden met voedingswaren uitoefenen. Dit houdt onder meer in het opstellen van volgende lijsten: • een lijst met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren; • een naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn, met naast de naam van elke werknemer de aard van de effectief uitgeoefende veiligheidsfunctie, functie met verhoogde waakzaamheid of activiteit met welbepaald risico of activiteit verbonden aan voedingswaren; • een naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of tuberculinetests; • een nominatieve lijst van de werknemers welke op gezette tijden een gezondheidstoezicht wensen te laten uitvoeren. |
zolang de betrokkene in de onderneming werkt
|
papier of elektronische gegevensdrager
|
Vanaf de datum dat deze lijsten werden opgesteld.
|
Art. 9 K.B. betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, 28/05/2003 (Belgisch Staatsblad, 16/06/2003)
|
|
Een afschrift van het boekhoudraam van elke R.S.Z.-kwartaalaangifte.
|
5 jr
|
kopie
|
Vanaf de uiterste datum van verzending van de aangifte.
|
Art. 33 §2 3de lid K.B. van 28/11/1969
|
|
Gezondheidsdossiers.
Het gezondheidsdossier van de werknemer bestaat uit de opslag van alle relevante informatie betreffende de werknemer. |
15 jr
Na verloop van deze tijd dient het dossier gestuurd te worden naar de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, Administratie van de arbeidshygiëne en -geneeskunde |
origineel
|
Vanaf het vertrek van de werknemer.
|
Art. 85 K.B. betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers, 28/05/2003 (Belgisch Staatsblad, 16/06/2003)
|
BTW
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
1. Het boek van inkomende facturen, het boek van uitgaande facturen, het dagboek van ontvangsten, het register van de teruggaven, het maakloonregister.
De bewaarplicht bestaat ook voor stukken die niet door de BTW-wetgeving voorgeschreven zijn, maar wel betrekking hebben op de economische activiteit. |
7 jr
|
origineel of elektronisch(5)
|
Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar.
|
Art. 60 §1 Wb. B.T.W.
|
|
2. Het factuurboek, het garagistenregister: documenten waarvan de opmaak of de uitreiking voorgeschreven is door de B.T.W.-wetgeving, bv. facturen, vervoerdocumenten, rekeningen en ontvangstbewijzen, invoer- en uitvoerdocumenten.
Facturen of documenten die als dusdanig dienst doen met betrekking tot de verwerving van goederen binnen de E.U. of tot in het buitenland verrichte aankopen. Uittreksels van rekeningen van financiële instellingen, fiscale afrekeningen en kwitanties, het bestek, de inventaris, de gedetailleerde facturen en het leveringsbewijs waarnaar de factuur verwijst. De bewaarplicht bestaat ook voor stukken die niet door de BTW-wetgeving voorgeschreven zijn, maar wel betrekking hebben op de economische activiteit. |
7 jr
|
origineel of elektronisch(5)
|
Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar of volgend op de datum van opmaak of uitreiking.
|
Art. 60 §1 Wb. B.T.W.
|
|
3. De normale bewaartermijn voor facturen zoals boven vermeld is 7 jaar, deze periode wordt evenwel verlengd tot 15 jaar voor documenten die betrekking hebben op de oprichting of de verkrijging van een gebouw dat als bedrijfsmiddel dient, of van de verkrijging van zakelijke rechten op een dergelijk gebouw.
|
15 jr
|
origineel (5)
|
Vanaf 1 januari volgend op de sluitingsdatum van het boekjaar of volgend op de datum van opmaak of uitreiking.
|
Art. 9 §1 K.B. nr. 3 van 10/12/1969
|
|
4. Tachograafschijven.
Omwille van de vergankelijkheid van het voor tachograafschijven gebruikte papier staat de administratie op grond van artikel 60 §3 Wb. B.T.W. evenwel een bijzondere bewaartermijn toe. |
3 jr
|
origineel of elektronisch
|
Te rekenen vanaf hun datum
|
B.T.W-Revue nr 129, p. 611
|
Algemeen
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Stukken i.v.m. rechtsvorderingen
zowel zakelijke als persoonlijke. |
30 jr Tenzij er wordt van afgeweken in een bijzondere wet
|
origineel
|
Ontstaan van de rechtsvordering.
|
Art. 2262 Belgisch Burgerlijk Wetboek
|
Advocaten
|
Welke documenten
|
Bewaringstermijn
|
Vorm
|
Datum ingang
van bewarings- termijn |
Wet
|
|
Stukken.
|
5 jr
|
origineel
|
Na het beëindigen van hun taak. Deze verjaring is echter niet van toepassing indien de advocaat uitdrukkelijk met het bewaren van bepaalde stukken is belast.
|
Art. 2276 bis Burgerlijk Wetboek
|
(1)
Sinds 01/01/2004 moeten ook VZW’s aan deze verplichting voldoen (K.B. 19/12/2003, Belgisch Staatsblad 30/12/2003).
(2)
De bovenvermelde bewaartermijnen betreffen absolute minimum termijnen. De Commissie voor Boekhoudkundige normen stelde dat elke onderneming een passende archiveringspolitiek moet volgen en dat sommige situaties, zoals een hangende juridische procedure, het belang van de documenten etc., ertoe kunnen nopen dat documenten langer zouden moeten worden bewaard.
(3)
Binnenkort lijkt deze originele vorm evenwel de elektronische vorm te kunnen zijn. De Programmawet van 27/12/2004 wijzigt het Wetboek van Vennootschappen immers, en laat nu ook de elektronische neerlegging van bepaalde documenten toe. Het nieuwe artikel 67 bepaalt dat de expedities van de authentieke akten, de dubbels van de originelen van de onderhandse akten en de uittreksels waarvan de verdere artikels de bekendmaking of de neerlegging voorschrijven, ook in elektronische vorm bij de Rechtbank van Koophandel kunnen worden neergelegd. Het betreft hier de oprichtingsakte, de statuten, wijzigingen aan de statuten etc.
Ariës N.V. is niet verantwoordelijk voor wijzigingen die zich voordoen in bovengenoemde overzichten
Sinds 01/01/2004 moeten ook VZW’s aan deze verplichting voldoen (K.B. 19/12/2003, Belgisch Staatsblad 30/12/2003).
(2)
De bovenvermelde bewaartermijnen betreffen absolute minimum termijnen. De Commissie voor Boekhoudkundige normen stelde dat elke onderneming een passende archiveringspolitiek moet volgen en dat sommige situaties, zoals een hangende juridische procedure, het belang van de documenten etc., ertoe kunnen nopen dat documenten langer zouden moeten worden bewaard.
(3)
Binnenkort lijkt deze originele vorm evenwel de elektronische vorm te kunnen zijn. De Programmawet van 27/12/2004 wijzigt het Wetboek van Vennootschappen immers, en laat nu ook de elektronische neerlegging van bepaalde documenten toe. Het nieuwe artikel 67 bepaalt dat de expedities van de authentieke akten, de dubbels van de originelen van de onderhandse akten en de uittreksels waarvan de verdere artikels de bekendmaking of de neerlegging voorschrijven, ook in elektronische vorm bij de Rechtbank van Koophandel kunnen worden neergelegd. Het betreft hier de oprichtingsakte, de statuten, wijzigingen aan de statuten etc.
Ariës N.V. is niet verantwoordelijk voor wijzigingen die zich voordoen in bovengenoemde overzichten