Documentbeheer in een immobiliënkantoor moet gericht zijn op grote volumes en erg divers samengestelde dossiers. Optimaal beheren van documenten betreffende eigenaars, huurders en panden is een tijdrovende maar vitale activiteit voor ieder immobiliënkantoor. Om de cliënten optimaal te adviseren is de onmiddellijke beschikbaarheid van de documenten en de dossiers essentieel. De diversiteit van de dossiers is een eerste euvel: hoe houdt u overzicht over de makelaarsopdrachten, eigendomstitels, identiteitsbewijzen, EPC’s, waarborgen, enz… Bovendien komen die documenten voor in steeds meer uiteenlopende vormen: word-documenten, excel’s, mails, gescande documenten, pdf’s, tif’s,… kortom de lijst wordt langer en langer. 

Zowel digitale als papieren documenten moeten direct ter beschikking zijn voor iedere gebruiker. Bovendien moet de gebruiker erop kunnen vertrouwen dat het dossier volledig is en dat hij beschikt over de laatste versie. Dat vraagt heel wat van ieder immobiliënkantoor en kan enkel gerealiseerd worden mits degelijk integraal documentbeheer.

Integraal documentbeheer betekent dat de organisatie van alle documenten goed doordacht is en dat die organisatiemethode optimaal in de praktijk wordt gebracht met doeltreffende, praktische systemen of producten (een doeltreffend documentbeheersysteem dus zowel voor de digitale als voor de papieren documenten).

De meeste moderne documenttechnieken (software, scanning, hangmappen,…) zijn vaak niet afdoende om echt efficiënt met de documenten te werken. Al te vaak zien we op zichzelf staande, persoonlijke oplossingen waarover geen afspraken zijn gemaakt en die enkel toegang bieden aan één of enkele personen. Zulke “eilandoplossingen” leiden tot gebrekkig overzicht voor het kantoor en beperkte toegankelijkheid van de documenten met tijdverlies als onvermijdelijk gevolg. De service aan de klanten is moeilijk op het optimale niveau te handhaven.

We zien dat de opberging van fysieke documenten, het overzicht over de elektronische documenten, het gebruik van diverse systemen naast elkaar vaak problematisch zijn. Langdurig zoeken is steeds meer aan de orde van de dag omdat de hoeveelheid documenten bovendien alsmaar toeneemt.

Ariës Documentbeheer voor immobiliënkantoren biedt hiervoor de optimale oplossing. Met het Ariës integraal documentbeheer beschikt u over een zeer gebruiksvriendelijke, voordelige oplossing om uw documentbeheer voor al uw documenten van eigenaars, panden, huurders of kopers optimaal vorm te geven. Papieren dossiers kunt u op minder dan de helft van de gangbare ruimte opbergen en tot 3 x sneller terugvinden. Uw digitale documenten kunt u letterlijk opslaan en terugvinden in 3 clicks. En bovendien zorgt Ariës voor de praktische link tussen digitale en papieren documenten zodat u alles kunt beheren vanuit 1 systeem. Hiermee besparen uw medewerkers 1,5 uur per persoon per dag zodat zij beter uw cliënten kunnen bedienen.