Cases Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !
Overzicht :
► Advocatenkantoor Petitat
► Desdalex advocaten
► Advocatenkantoor Petitat
Onze ergernis van zoeken naar dossiers en gebrek aan organisatie is verdwenen !
Het advocatenkantoor Petitat, bestaande uit 12 advocaten en 8 administratief medewerkers, is gevestigd in een mooi bewaarde oude villa aan de rand van Brugge.
Mevrouw Petitat regelt het reilen en zeilen in het kantoor, kordaat met de glimlach.
Zij laat ons graag het door haar goed gestuurde kantoor zien en staat ons vriendelijk te woord.
Ariës : Kunt u ons meer vertellen over hoe het klassement vroeger was georganiseerd
Vroeger zat alles in hangmappen met haken, in rekken. De lastige haken bezorgden de medewerkers pijnlijke handen en gebroken nagels.
Buiten deze ergernis was het systeem zeer plaatsrovend, wij waren er niet tevreden over en moesten dus iets anders zoeken.
Ariës : Welke waren uw doelstellingen, en welke oplossingen heeft u ontwikkeld
PLAATS BESPAREN, In het kantoor zijn ongeveer 2.000 actieve dossiers die dagelijks snel consulteerbaar moeten zijn.
Daar er geen plaats meer over was, moesten we het plaatsrovende hangmappen systeem omruilen voor iets plaatsbesparends. Na aanvankelijk met een vast rekkensysteem van Ariës gestart te zijn, zijn we over gegaan naar een mobiel systeem.
Het vast rekkensysteem met staand laterale mappen van Ariës leverde ons al een aanzienlijke ruimtebesparing. Maar met de 2.000 actieve dossiers (die elk op zich 10 tot 20 cm dik kunnen zijn) hadden we snel terug plaatsgebrek. Daarom hebben we in overleg met de adviseur van Ariës besloten om over te gaan naar een mobiel systeem.
Op een beperkte ruimte hebben we nu ons klassement permanent bij de hand in een goed gecodeerd systeem.
Ariës : Werkt u nu sneller met uw dossiers
Snelheid was niet onze prioriteit, maar het is mooi meegenomen dat met de kleurcodering van Ariës we echt wel sneller werken. De dossiers zijn direct lokaliseerbaar doordat de kleur je leidt naar het juiste dossier.
Eveneens worden geen fouten, van verkeerd wegzetten, meer gemaakt. Door de kleur merk je meteen als je iets verkeerd zou wegzetten.
Ook voor de dikker dossiers werkt het systeem daar de mappen in verschillende breedtes verkrijgbaar zijn.
Ariës : Heeft u kosten bespaard
We hebben geen kantooruitbreiding hoeven doen, of naar een andere locatie moeten zoeken. Onze locatie, waardoor we persoonlijker overkomen, is belangrijk voor onze klanten.
We hebben nu een goed klassement in de beschikbare ruimte (zelfs nog extra capaciteit).
Foutloos klasseren en sneller opzoeken brengt vanzelfsprekend een dagelijkse kostenbesparing met zich mee.
Ariës : Hoe verliep de invoering van het systeem
Met de hulp van Ariës medewerkers hebben we de omzetting naar het nieuwe systeem in één week kunnen klaren.
Het advies over hoe we te werk moesten gaan en de hulp bij het omzetten heeft Ariës perfect gedaan.
Ariës : U bent tevreden
Iedereen in het kantoor is erg tevreden, de administratief medewerkers omdat het een handiger systeem is, de advocaten omdat zij sneller over de nodige dossiers kunnen beschikken.
Ariës : Heeft u plaatswinst gerealiseerd, kan u hierop een cijfer plakken
Ja, dat was dan ook onze eerste prioriteit. Het is moeilijk te becijferen, maar met het mobiel rekkensysteem is de plaatswinst enorm.
We winnen ruimte op verschillende vlakken, met de staand laterale mappen kan je meer rijen boven elkaar plaatsen, er kunnen meer dossiers per strekkende meter dan in hangmappen en door het mobiel systeem wordt er extra vloeroppervlakte gespaard.
In dit nieuwe systeem hebben we zelfs nog capaciteit over.
Ariës : Is de zoekmethodiek veranderd
Het systeem is vereenvoudigd, de kleurcodering is duidelijker en garandeert foutloos klasseren
► Desdalex Advokaten, Antwerpen
We hebben organisatorisch een echte verbetering gerealiseerd, er wordt veel ergernis vermeden en men is zeker dat men een dossier snel te pakken heeft.
Desdalex, gebruikt sinds begin 2006 een compleet Ariës klassement. Mr. Patrick Eelen, Office Manager, staat ons te woord :
Toen we van start gingen met een verbouwing en reorganisatie van het kantoor, hebben we het klassement aangepakt. Door de snelle uitbreiding was er : ten eerste aanzienlijk plaatsgebrek, en ten tweede zorgde het oude klassement systeem voor behoorlijk wat ergernis. Voordien lagen de dossiers her en der verspreid in kantoor, op elkaar gestapeld in klassieke kasten. Er werd veel tijd verloren met het zoeken naar een dossier, en er was geen eenduidig systeem voor het klassement.
We hebben Ariës leren kennen via publiciteit in een vaktijdschrift en hebben het Ariës systeem vergeleken met andere systemen. Oorspronkelijk hadden we een voorbehoud voor het open rekkensysteem van Ariës, achteraf bekeken constateren we dat dit perfect past bij een levend dynamisch centraal klassement.
Tijdswinst:
Vroeger lagen de dossiers zowel in de kantoren van de advocaten, (al dan niet volledig) of in het “klassement”. Daardoor werd veel tijd verloren bij het zoeken naar een dossier, en tevens gebeurde het vaak dat één deel van een dossiers bij een advocaat was en een ander in het klassement zat. Nu hebben we één centraal klassement waar het volledige dossier zit.
Ook het wegzetten van de dossiers was vroeger een probleem, doordat er met stapels gewerkt werd, werd bij het wegleggen een dossier vaak bovenop een ander gelegd zonder dat men het in de juiste volgorde teruglegde.
Nu werken we met de staand-laterale mappen van Ariës, chronologisch op nummer gecodeerd met de kleurcodering van Ariës. Bij consultatie van een dossier blijft de gecodeerde map in het centraal klassement staan en neemt degene die aan het dossier werkt enkel de binnenmap naar zijn werkplek. Zo zien we onmiddellijk dat het dossier in behandeling is, en worden nieuwe stukken op de juiste plek toegevoegd.
Plaatswinst :
Ook de kleurcodering doet tijd besparen, elk cijfer heeft zijn eigen kleur waardoor er kleurenbalken ontstaan die je naar het juiste dossier leiden.
We hebben organisatorisch een echte verbetering gerealiseerd, er wordt veel ergernis vermeden en men is zeker dat men een dossier snel te pakken heeft.
Momenteel staan er zo’n 7.000 dossiers in het klassement, dat zijn allemaal niet afgesloten dossiers. We hebben een aangroei van +/- 1.500 dossiers per jaar en streven ernaar het zelfde aantal af te sluiten. Eens een dossier afgesloten is wordt het in ons kantoor te Minderhout opgeslagen. Daardoor benutten we de geïnstalleerde rekken optimaal en is het een dynamisch klassement.
Onze ergernis van zoeken naar dossiers en gebrek aan organisatie is verdwenen, tevens hebben we op de beperkte beschikbare ruimte een systeem gecreëerd dat goed dossierbeheer toelaat. We zijn zeer tevreden van het systeem.