MKB en vrije beroepen Artsenpraktijken
Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !
Overzicht :
► Huisartsenpraktijk "Aan de Donge", Dongen
► Gezondheidscentrum Klein Gooioord, Amsterdam
► Huisartsenpraktijk "Aan de Donge", Dongen
"Het licht aandoen in de archiefruimte duurt langer dan een map vinden"
Huisartsenpraktijk 'Aan de Donge' in Dongen werkt met 6 huisartsen in een maatschap en een huisarts in opleiding. Daarnaast staat er een zeer compleet en all-round team van 2 praktijkondersteuners, 11 doktersassistenten en een manager. In verband met een verhuizing naar een groter pand en rekening houdend dat de praktijk in de toekomst zou groeien naar 13.000 patiënten, werd besloten om uit te kijken naar een geheel nieuw en praktisch werkend systeem voor de patiëntendossiers.
Eén van de doktersassistentes is Patricia van Wanrooij. Zij vertelt: “In het oude pand werkten we in gezinsverband. Het was eigenlijk zeer rommelig, want alle documenten zaten door elkaar in de dossiermap. Dat kostte zeer veel tijd. We hebben de nieuwe mappen door Ariës laten aanleveren met de etiketten erop. Zo zijn we begonnen met de eerste 8.000 dossiers. We konden de inhoud van de oude mappen gemakkelijk overzetten. We zijn daarbij geadviseerd door een vertegenwoordiger van Ariës, die daarmee vaker te maken heeft.
Tijdswinst : We hebben direct alles op geboortedatum gezet." Sinds het Ariës systeem in gebruik is, levert dat veel tijdwinst op: “We archiveren op geboortedatum en vervolgens het jaar. Zo kun je ook gemakkelijk een dossier vinden tussen andere mappen van mensen die op dezelfde dag geboren zijn. En ieder dossier is nu natuurlijk individueel. Alleen bij vertrek uit onze praktijk vanwege bijvoorbeeld verhuizing of overlijden moeten we iets aanpassen. Dat levert geen lastige uitzoekklussen meer op bij dossiers waarbij gezinnen uit veel mensen bestaan.
De tijdwinst is echt enorm, maar moeilijk precies aan te geven.
Plaatswinst : We hadden vroeger alles in hangmappen en lades. We hadden veel kasten nodig en veel ruimte, omdat je naast de plek om er zelf te staan, ook de uittrekruimte van de lade moest gebruiken. Met de komst van de nieuwe patiënten groeit het geheel nu uit naar 13.000 dossiers. Die staan in een ruimte van 240x160cm. En er is nog ruimte over, want we werken met 10 rijen boven elkaar.”
Wat is de conclusie van het werken met dit Ariës systeem? “Het werkt zo goed, dat een map vinden sneller gedaan is dan de deur openen en het licht aandoen van de archiefruimte."
retour naar overzicht
► Gezondheidscentrum Klein-Gooioord in Amsterdam
"Het werkt veel sneller en we besparen zeer veel plaats"
Het gezondheidscentrum bestaat sinds 2005 en is tot stand gekomen door samenvoeging van praktijken van enkele individuele huisartsen. Inmiddels werken er 8 huisartsen en zijn er in totaal bijna 10.000 patiënten. Toen gesproken werd over het betrekken van een nieuw pand met diverse artsen, bracht één arts naar voren dat hij werkte met het systeem van Ariës. Hij was daarover bijzonder enthousiast en kon zijn collega’s al vrij snel overtuigen van het gemak van dit systeem.
Tijdswinst : Een van de betrokkenen van de opzet van het systeem voor Klein-Gooioord is Ageeth van Brakel, zij is de centrum-assistente. Ze herinnert zich: In de vorige praktijk waar ik werkte hadden we van die dikke ordners. Dat was niet erg handig en nam heel veel plaats in. Het aantal dossiers dat nu in de archiefruimte staat had bij lange na niet in deze ruimte gepast als we nog steeds met ordners zouden werken. Ook het in- en uitnemen van de documenten nam veel tijd in beslag. Nu hebben we de documenten losbladig opgeborgen, maar toch valt er niets uit als je de map gebruikt. Dat werkt dus veel sneller. En de gaatjes van de perforator scheurden natuurlijk vaak door, waardoor het document ook beschadigd werd en eruit kon vallen.”
En er veranderde nog meer: “Met het systeem van Ariës zijn we ook collectief overgestapt naar dossiers op geboortedatum. Alfabetisch lijkt logisch, maar gaf toch de nodige achterstanden als door wijzigingen in gezinssituaties mensen weer een andere achternaam kregen. Het leidde dan tot verwarring. Vaak hebben kinderen niet dezelfde achternaam als de vader of de moeder. Daar wilden we vanaf en dat hebben we op deze manier goed opgelost. Het prettige is dat nieuwe medewerkers op het Gezondheidscentrum ook zeer snel begrijpen hoe het werkt.”
En wat is uw eindoordeel over het werken met Ariës? “Ik weet zeker dat als we niet met dit systeem zouden werken, dat we een andere plek in het gebouw zouden moeten zoeken waar we de 10.000 patiëntendossiers zouden moeten neerzetten.”