MKB en vrije beroepen Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !
Overzicht :
► P. Schreuder & Co, assurantiekantoor, Rotterdam
► Meijers Assurantiën, Amsterdam
► P. Schreuder & Co, Assurantiekantoor, Rotterdam.
Vroeger werd er gewerkt met het Jalema-archief met dossiers in kasten. Deze wijze van dossierbeheer bleek echter zeer kostbaar. De dossiers hingen aan stangen en de handling van de dossiers was niet eenvoudig.
Door overnames groeide de firma en het archief diende aangepast te worden aan de nieuwe situatie. Bovendien was het zo dat we hierdoor met 2 types van archief werkten. Aan de ene zijde had men de dossiers die weggeborgen werden in ladeblokken, aan de andere kant werd er eveneens gewerkt met dossiers in hoge kasten.
De ladeblokken op zich namen reeds enkele meters kantoorruimte in.
Plaatswinst:
Zoals vermeld diende een uitbreiding zich aan, deze wilden we echter op een kostenefficiënte wijze aanpakken. Plaats besparen was één van de manieren om bewust met de kosten om te springen.
Bovendien wensten we een archief dat één mooi overzichtelijk geheel vormde. Een goed georganiseerd en harmonisch archief werkt immers efficiënter en oogt mooier.
Voorheen beschikte het kantoor over 6 mensen en deze hadden de volledige kastruimte nodig. We dienden bijgevolg toch meer ruimte te creëren aangezien er 4 medewerkers bijkwamen door de overnames. Op dit probleem werd een antwoord gegeven in de vorm van het Ariës-rekkensysteem.
Dankzij dit systeem met 8 rijen dossiers boven elkaar en het gebruik van de staand-laterale mappen van Ariës werken deze 10 medewerkers nu met een efficiënt systeem dat voldoende plaats biedt. Aangezien het archief nu geplaatst staat in een hoekje van de ruimte dat vroeger onbenut werd kan men stellen dat er een aanzienlijke plaatswinst werd geboekt. De beide archieven werden omgevormd tot één geheel.
Er wordt eveneens gebruikt gemaakt van de kleurcodering van Ariës. Deze wijze van werken maakt dat het beheer van de dossiers efficiënt en zonder tijdverlies kan gebeuren. Bovendien ogen de kleurbalken zeer mooi. We zijn overgegaan van een alfabetisch naar een nummeriek archief. Deze werkwijze is voor ons veel sneller en efficiënter. Elk nummer is uniek. Wanneer we nu bijvoorbeeld een relatie hebben met verscheidene polissen maken we gebruik van een cijfercode + een letter en een bijkomende onderverdeling.
Er is aanzienlijke tijdswinst gerealiseerd. Als ik er toch een cijfer zou moeten opplakken dan zou ik zeggen dat het opbergen toch wel een 40% sneller gaat. Dit geldt eveneens voor het wegzetten. Ook moet men niet vaak op zoek naar foutief geplaatste dossiers. Foutief geplaatste dossiers merk je immers in één oogopslag op door de onderbroken kleurbalken.
Voorheen werd er gewerkt met een alfabetisch archief. Nu maken we gebruik van een archief op relatienummer wat het zoeken veel sneller en efficiënter maakt.
Ook de service die we kregen bij invoering was prima. De dossiers werden voorgecodeerd door Ariës op basis van de bestanden die we hen hadden bezorgd.
► Meijers Assurantiën, Amsterdam
We laten hen aan het woord :
Plaatswinst :
Voorheen werden de dossiers bijgehouden in kasten. De gegevens werden in files per klant gearchiveerd. De gebruikte files waren hangmappen. Het archief werd centraal beheerd, dit was op zich een handige zaak. Wanneer medewerkers echter een file nodig hadden moesten ze telkens “verhuizen” vandaar dat we de files decentraal zijn gaan beheren. Nu heeft iedereeen de benodigde dossiers meteen bij de hand.
We wilden evolueren naar een compacter en praktischer systeem. We hadden in principe voldoende ruimte maar toch wilden we de beschikbare werkvloer optimaler benutten. Deze doelstelling kon verwezenlijkt worden via de opsplitsing van het archief.
Tijdswins :
De gebruikte kleurcodering zorgde er op zijn beurt voor dat het raadplegen van de dossiers vereenvoudigd werd. Eens men vertrouwd is met het principe van kleurcodering is deze werkwijze inderdaad sneller. Dankzij de kleurcodering vind je de gewenste dossiers in een oogopslag. Een fout opgeborgen dossier is niet uitgesloten maar kan wel snel worden opgespoord aan de hand van de onderbroken kleurbalken. Het vergt van iedereen wat discipline, maar wanneer het systeem correct wordt gehanteerd is het zeer efficiënt.
Omzetting:
Ook de invoering van het nieuwe systeem is goed verlopen, hier is best een tijdje over nagedacht en de zaak werd behandeld door een zelf samengestelde werkgroep. Deze werkgroep heeft in overleg met de Ariës verantwoordelijke voor de uiteindelijke werkwijze gekozen. Op deze manier konden we goede voorbereidingen treffen zodat het nieuwe systeem goed kon worden ingevoerd. Alle pro’s en contra’s werden als het ware overwogen.
De omzetting zelf gebeurde door een 8 à 10-tal van onze medewerkers. We hebben ervoor geopteerd om dit ’s avonds te doen teneinde de dagelijkse werking van de zaak niet te beïnvloeden.
De medewerkers die deze omzetting verwezenlijkt hebben zijn zeer tevreden. Hun enthousiasme wordt overgebracht op diegenen die nog niet vertrouwd zijn met het systeem zodat ook deze ten volle van de voordelen kunnen genieten.
Ikzelf ben eveneens zeer tevreden. Het Ariës-systeem heeft ons ruimte en veel tijd bespaard.