Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

Overzicht :

► PNO media, Pensioenfonds Nederlandse Omroep
► Delta Lloyd / Ohra

► PNO media, Pensioenfonds Nederlandse Omroep

De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd.

Dhr. Theo van der Mark ,
Hoofd Deelnemersadministratie :

Voorheen zat ons archief in Paternosterkasten op alfabetische volgorde, met tot  gevolg, een beperkte toegankelijkheid zodat onze medewerkers stonden te wachten voor de kast tot ze aan de beurt waren. 27.000 dossiers alfabetisch gearchiveerd in hangmappen veroorzaakt een lange opzoek en opbergtijd. We waren toe aan iets beters.

We wilden complete dossiers van al onze deelnemers, snel toegankelijk en alles op zo weinig mogelijk plaats.
Tijdswinst & Plaatswinst :

Mede dank zij het deskundige advies van de Ariës consulent zijn we overgegaan naar een staand lateraal archief met kleurcodering. We hebben ook gebruik gemaakt van het Orga-Rack systeem waarin we 10 rijen archief boven elkaar kwijt kunnen. Het Orga-Box cassette systeem laat toe dat we snel mappen – dossiers kunnen tussenvoegen omdat je de Orga-Boxen over de gehele lengte kan doorschuiven.

Gevolg , wij werken nu veel sneller met de dossiers.
De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd. Hierdoor is er ook geen achterstand meer  in het wegbergen van de instroom van nieuwe dossiers.

Ook de plaatsbesparing is enorm, zeker 60%.

Omzetting : 

Daar we dit nieuwe systeem bij onze verhuizing hebben ingevoerd was het onmogelijk dat door onze eigen mensen op te laten starten. Ariës heeft ons dus geholpen door :onze mappen voorgecodeerd (volgens onze lijsten) aan te leveren, de oude dossiers uit de Paternosterkasten te halen en in de nieuwe dossiers in het nieuwe rekkensysteem , volgens de nieuw gekozen numerieke codering, op te bergen.
Deze 27.000 dossiers omzetten is in 9 dagen gerealiseerd, wat we nooit voor mogelijk hadden gehouden.
Eens het nieuwe systeem geïnstalleerd hebben al onze medewerkers de nodige instructies gekregen zodat iedereen zich er meteen kon in vinden.
Wij zijn dus zeer tevreden over ons archief, het ziet er mooi uit, onze dossiers zijn steeds op orde en er zijn geen wachttijden of verloren dossiers meer.

retour naar overzicht

► Ohra, gedeeltelijk opgegaan in Delta Lloyd

Reeds meer dan 10 jaar is Ariës bij hen trouw leverancier, op verschillende locaties en afdelingen.

Het archief is ooit opgezet en steeds verder gezet zonder dat dit ooit terug in vraag werd gesteld.

Op het laatste had je als het ware een ‘stratenplan’ nodig om de dossiers terug te vinden.

Met documentbeheer specialisten van Ariës is de oude situatie geanalyseerd, geïnventariseerd,  zijn de doelstellingen uitgezet en is een nieuw systeem ontwikkeld. De opbouw van het archief  is nu perfect logisch en volgt perfect onze werkwijze, en past volledig in de strategie van het bedrijf om voortdurend de efficiëntie op kantoor te verbeteren.

Aangezien wij reeds ervaring hadden met het Ariës systeem op diverse vestigingen hebben wij voor de verhuizing van 120.000 dossiers op hen beroep gedaan. Met het gespecialiseerd personeel van Ariës zijn de 120.000 dossiers op ongeveer 2 weken tijd verhuisd en omgezet naar een nieuw systeem volgens de Ariës methode.

Tijdswinst :

Dank zij de kleurcodering op de mappen zijn de dossiers sneller terug te vinden, en worden er geen meer fout weggezet. Hierdoor wordt aanzienlijk tijd gespaard.

Dat dit alles kon op slechts 1/4^de van de oppervlakte van het oude systeem was mooi meegenomen. 

Efficientie verbetering :

De eerste grote uitdaging was de verhuis van 120.000 dossiers naar een nieuwe locatie. Er werd gestreefd naar een efficiëntie verbetering en met het overschakelen naar het Ariës staand lateraal systeem is deze betrachting volledig ingelost.

Ook de methodiek heeft toegelaten de dienstverlening naar de klanten toe verder te optimaliseren.

retour naar overzicht