Pour les courtiers en assurance et les agences bancaires, la gestion des dossiers de production, des conditions générales et particulières, des dossiers sinistres etc... est une activité vitale mais gourmande en temps.  Pour pouvoir conseiller au mieux les clients, une disponibilité immédiate des documents et dossiers est essentielle. Chose d'autant plus difficile que les documents se présentent sous des formes de plus en plus diverses : des documents Word, Excel, des e-mails, des documents numérisés, jpeg, dwf, pdf,… bref la liste s'allonge de jour en jour. De plus les compagnies attendent toujours plus des courtiers.

Tant les documents numériques que papier, doivent être immédiatement disponibles quand un membre du personnel en a besoin. De plus l'utilisateur doit pouvoir compter sur le fait que le dossier est complet et qu'il dispose de la toute dernière version. Cela demande beaucoup d'effort de tout courtier en assurance ou agence bancaire et n'est réalisable qu'avec un système convenable de gestion intégrée des documents.

Gestion Intégrée des Documents signifie que l'organisation de tous les documents est bien réfléchie et que la méthode d'organisation est implémentée en pratique de façon optimale avec des systèmes ou produits pratiques et efficaces (tant pour les documents numériques que papier).

La plupart des techniques documentaires  modernes (logiciel, scannage, fardes suspendues, ...) ne sont souvent pas suffisantes pour travailler de façon vraiment efficace avec les documents des dossiers de production ou de sinistre. Trop souvent nous voyons des solutions personnelles isolées pour lesquelles aucun accord n'a été convenu et qui ne donnent accès qu'à une ou quelques personnes. De telles solutions isolées mènent à une vue d'ensemble morcelée pour le bureau et à une accessibilité limitée des documents avec pour conséquence une inévitable perte de temps. Il est difficile de maintenir le service à la clientèle à un niveau optimal.

Nous constatons que le classement des documents physiques, la vue d'ensemble des documents électroniques et l'utilisation des différents systèmes en parallèle sont souvent problématiques. Des recherches longues et fastidieuses sont de plus en plus courantes d'autant plus que la quantité de documents ne fait qu'augmenter.

 

La Gestion Documentaire Ariës pour courtiers en assurance et agences bancaires est la solution optimale.
Avec le Système de Gestion Intégrée des Documents ( GID ) Ariës, vous disposez d'une solution très conviviale et avantageuse pour effectuer de façon optimale votre gestion des documents. Vous pouvez classer vos dossiers papier sur moins de la moitié de la surface habituelle et les retrouver jusqu'à 3 x plus rapidement. Vous pouvez stocker et retrouver tous vos documents numériques littéralement en 3 clics. De plus Ariës assure en pratique le lien entre les documents  numériques et papier afin que vous puissiez gérer le tout au départ d'un seul système. Ainsi vos collaborateurs épargnent 1h30 par personne par jour, ce qui leur permet de mieux encore servir vos clients.