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► Bureau comptable Haest

Grâce à l'étendue de la gamme des fardes proposées, nous avons pu choisir la farde qui convenait à chaque dossier.

Nous donnons la parole à M. Haest, client chez Ariës depuis 1995 :

Nos dossiers étaient classés dans des classeurs qui étaient rangés dans des armoires murales. Ces armoires murales étaient divisées en cases égales, une par client. L'inconvénient de cette façon de ranger était l'espace inoccupé. Les cases-client avaient toutes les mêmes dimensions quelque soit l'épaisseur du dossier. En d'autres termes, nous avions pas mal "de vide".

Dans la perspective de notre déménagement, nous avons également décidé d'améliorer notre classement. En quelque sorte l'occasion idéale!

C'est alors que nous sommes entrés en contact avec Ariës. En concertation avec le conseiller d'Ariës nous sommes partis à la recherche de solutions spécifiques à notre situation.

Premièrement la façon de classer a été modifiée. Maintenant nous avons un classement par sujet et non plus  par client. Nous avons les sujets suivants : TVA, dossier permanent, dossiers annuels, salaires et documents divers. Dans le cadre de ces sujets, nous classons par client. Chaque client a un numéro client unique identique au numéro de dossier qui se trouve dans l'ordinateur.

Les dossiers ne sont plus rangés dans des classeurs mais dans des fardes à classement latéral debout d'Ariës. Grâce à l'étendue de la gamme des fardes proposées, nous avons pu choisir la farde qui convenait à chaque dossier. C'est ainsi, par exemple, que les dossiers plus gros ont été rangés dans un autre type de farde que les plus fins.

Les armoires murales et leurs cases ont finalement été remplacées par des armoires-système d'Ariës.

Ainsi, premièrement, nous avons réalisé un gain de place énorme, certainement 60%. Maintenant nous n'avons plus "de vide". Nous avons 7 rangées superposées sur une hauteur utilisable.

Deuxièmement, grâce au codage couleurs, nous pouvons instantanément et sans problème saisir le bon dossier et le remettre en place. Il arrive rarement que nous classions mal un dossier. Grâce au codage couleurs,  il se crée des bandes de couleurs et là où elles sont interrompues, vous voyez immédiatement qu'un dossier est mal classé.

Nous avons également utilisé le codage couleurs pour indiquer les sujets de classement mentionnés ci-dessus. Chaque sujet a sa propre couleur unique.

L'on ne perd absolument plus de temps à rechercher des dossiers. On les trouve de suite. Ce qui représente également un grand avantage lors de la mise au travail d'un nouveau membre du personnel. Le système s'apprend facilement et est très efficace.

Conclusion :

L'on ne perd plus jamais le temps à recherche des dossiers !

Le système est très efficace et facile à utiliser. Je suis absolument très satisfait et les autres personnes au bureau sont de cet avis. Pour tout l'or du monde je ne voudrais un autre système.