Dans les grandes institutions financières, la gestion des documents doit faire en sorte que la collaboration entre les membres du personnel soit indépendante de l'endroit où les personnes sont au travail. D'autre part l'on se pose également la question de savoir comment la gestion des documents sur les postes de travail et dans les classements de départements peut être implémentée de façon optimale.

Toutes les techniques et aides pour créer et échanger les documents sont présentes cependant le partage des documents ou de l'information jointe laisse souvent à désirer. Le fait que ces documents se présentent sous des formes de plus en plus diverses n'est pas étranger à ce problème: Word, Excel, e-mails, documents numérisés, plans, listes issues de systèmes de planification d'entreprise (ERP), jpeg, dwf, pdf,… la liste s'allonge de jour en jour.

En utilisant un système avec une vue d'ensemble globale, tout document (tant numérique que papier) doit être immédiatement disponible quand un membre du personnel en a besoin. Ariës a développé la méthode pour parvenir à ce résultat, ensemble avec vous.
De plus, l'utilisateur doit pouvoir compter sur le fait que le dossier est complet et qu'il dispose de la toute dernière version. Cela demande beaucoup d'effort de toute entreprise et n'est réalisable qu'avec un système de gestion intégrée des documents offrant une vue d'ensemble globale.

Gestion Intégrée des Documents signifie que la méthode d'organisation des documents est implémentée en pratique de façon optimale avec des systèmes ou produits pratiques et efficaces (tant pour les documents numériques que papier). Les objectifs sont les suivants:

• une économie de temps de 1,5 heure par jour!
• une vision globale et disponibilité de tous les documents pertinents
• un gain de place de 50% dans les classements de départements
• retrouver les dossiers papier 3 x plus rapidement
• RSI d'environ 3 mois

La plupart des techniques documentaires modernes (logiciel, scannage, codes barres, fardes suspendues, ...) semblent souvent ne pas mener à une gestion efficace des documents. Trop souvent nous voyons des solutions personnelles isolées pour lesquelles aucun accord n'a été convenu et qui ne donnent accès qu'à une ou un groupe de personnes (si l'on y parvient!). De telles solutions isolées mènent à une vue d'ensemble morcelée et à une accessibilité limitée des documents avec pour conséquence une inévitable perte de temps. Avec la Gestion Intégrée des Documents Ariës, vous analysez le flux de vos documents et vous arriver à des améliorations efficaces visibles.

Le classement des documents physiques, l'obtention d'une vue d'ensemble des documents électroniques, l'utilisation de divers systèmes en parallèle, sont souvent source de problèmes et il en résulte une efficacité insatisfaisante. Des recherches longues et fastidieuses sont de plus en plus courantes d'autant plus que la quantité de documents ne fait qu'augmenter. Ceci est non seulement valable pour les dossiers de production, les dossiers sinistres et les dossiers juridiques, etc mais aussi pour les dossiers et documents au sein des services de support: service du personnel, administration financière, département des achats - services qui eux aussi s'adressent régulièrement à la gestion des documents Ariës.

La Gestion Documentaire Ariës pour banques et compagnies d'assurance vous offre la solution optimale.
Avec le Système de Gestion Intégrée des Documents (GID) Ariës, vous disposez d'une solution très conviviale et avantageuse pour fuseler et dynamiser vos documents. Les départements parviennent à classer les dossiers papier sur moins de la moitié de la surface habituelle et à les retrouver jusqu'à 3 x plus rapidement. Vous pouvez stocker et retrouver les documents numériques littéralement en 3 clics. De plus Ariës assure en pratique le lien entre les documents numériques et papier afin que vous puissiez gérer le tout au départ d'un seul système. Ainsi le personnel administratif épargne 1h30 par personne par jour et votre institution financière réalise en RSI démontrable de 3 mois environ.