Livres de commerce. livre journal, grand livre, livre d’inventaire. L’original de ces trois livres journaux doit être conservé.(1)
10 ans(2)
original
A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
Art. 9 A.R. d’exécution de la loi sur les comptes annuels
Documents justificatifs Ce sont les pièces justificatives qui peuvent servir de preuves à l’égard des tiers. Il s’agit des pièces sur lesquelles se fonde toute comptabilité. (1)
10 ans(2)
Original ou copie
A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
Art. 6 §4 Loi sur les comptes annuels
Documents qui ne servent pas de preuves à l’égard des tiers. Ce sont les documents qui ne reflètent aucune relation directe avec les tiers.(1)
3 ans(2)
Original ou copie
A partir du 1er janvier de l’année qui suit la clôture de l’exercice.
Art. 6 §4 Loi sur les comptes annuels
Bien que l'établissement de cette liste ait fait l'objet de toutes les attentions, la Aries SA décline toute responsabilité en cas d'erreur ou de modification de la législation survenue entre-temps.
(1) Depuis le 01/01/2004 les ASBL doivent également satisfaire à cette obligation (A.R. 19/12/2003, M.B. 30/12/2003).
(2) Les délais de conservation indiqués ci-dessus concernent des délais minimums absolus. La Commission des Normes Comptables a précisé que toute entreprise doit suivre une politique d’archivage adaptée et que certaines situations, comme une procédure juridique en cours, l’importance des documents, etc., peuvent exiger que les documents soient conservés plus longtemps.
(3) Cette forme originale semble toutefois pouvoir bientôt être la forme électronique. La Loi Programme du 27/12/204 modifie en effet le Code des Sociétés et permet actuellement aussi le dépôt électronique de certains documents. Le nouvel article 67 dispose que les expéditions des actes authentiques, les doubles des originaux des actes sous seing privé et les extraits dont les autres articles prescrivent la publication ou le dépôt peuvent être également déposés sous forme électronique au tribunal de commerce. Il s’agit de l’acte constitutif, des statuts, modifications des statuts, etc. Il devrait même être possible de constituer des sociétés électroniquement (sans se rendre personnellement au greffe). Le tout doit encore être réglé par des Arrêtés Royaux. La date exacte de l’entrée en vigueur n’est pas encore connue, mais devrait intervenir avant le 01/01/2007, conformément à la directive européenne.
(4) Les délais mentionnés ci-dessus sont de stricts délais minimums. Le fisc peut contester les pertes, revenus, etc., durant un délai bien plus long. Si une contestation intervient après la période légale de conservation, il est bien entendu important de pouvoir produire les pièces. Cela s’applique a fortiori si la contestation doit être ultérieurement tranchée par le Tribunal ou par la Cour d’Appel.
(5) Les factures peuvent être établies sur papier et dans certains cas et sous certaines conditions de manière électronique.
Toutes factures sortantes et toutes factures entrantes doivent être conservées sur le territoire belge. Les factures conservées d'une manière électronique garantissant en Belgique un accès total en ligne au données concernées, peuvent par contre être conservées dans un autre état membre de l'Union européenne, à condition que l'administration de tutelle de la taxe sur la valeur ajoutée en soit informée préalablement.
L'authenticité d'origine et l'intégrité du contenu des factures (sortantes et entrantes), ainsi que leur lisibilité, doivent être garanties pendant l'intégralité du délai de conservation.
Les factures électroniques sont conservées sous leur forme originale, y compris les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de chaque facture.
Les factures reçues en version papier sont conservées sous leur forme originale ou de manière digitale. En cas de conservation digitale, les technologies employées ou les moyens de procéder doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures.
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