Bedrijfswereld

IBM, Brussel

Ariës heeft 35.000 dossiers voor hen voorgecodeeerd, verhuisd en omgezet in een nieuw Ariës rekken systeem, en dat in drie weken tijd.

We laten Mevrouw Rita Nys aan het woord:

Ik leerde Ariës kennen via mijn collega Mr J. Vander Perren, Hoofd van de Personeelsdienst.

De Heer Vander Perren had een cursus “ Efficiënt Documentbeheer” van Ariës gevolgd en daar de voordelen van het staand archiveren leren kennen. Aangezien IBM een verhuizing gepland had en we ons klassementssysteem wilden herbekijken zijn we dan vervolgens met Ariës gaan praten.

Voorheen werd alles opgeborgen in ladekasten. Het grote nadeel was echter dat deze zeer veel plaats innamen. Aangezien de kantoorruimte heden ten dage duur betaald wordt en we ruimte wilden besparen gingen we op zoek naar een beter alternatief.

Ook was het een vereiste dat het opzoeken en terugplaatsen van dossiers sneller en efficiënter kon gebeuren.

Na overleg met de adviseurs van Ariës hebben we gekozen voor het staand laterale klassementsysteem met kleurcodering.

Plaatsbesparing :

Door het gebruik van het rekkensysteem van Ariës met 7 rijen boven elkaar in combinatie met het staand lateraal opbergen hebben we uiteindelijk een plaatsbesparing van 50% gerealiseerd. Men kan dus stellen dat we dankzij Ariës zeker in onze opzet zijn geslaagd.

Tijdsbesparing :

Het opzoeken en wegplaatsen van de dossiers kan nu veel sneller en efficiënter gebeuren door het gebruik van kleurcodering. Het grote voordeel van deze werkwijze is eveneens het snel opsporen van foutief weggeplaatste dossiers: men ziet meteen waar de kleurbalken onderbroken worden.

Omzetting door Ariës :

Ook de omzetting en verhuizing is door de specialisten van Ariës perfect georganiseerd. Met onze verhuizing voor de boeg, konden we dit extra werk er niet nog eens bijnemen. Daarom heeft Ariës deze klus geklaard. Volgens onze databestanden zijn alle mappen voorgecodeerd en leeg op de juiste volgorde aangeleverd. Ariës heeft de oude dossiermappen overgezet in de nieuwe mappen.Vervolgens zijn onze nieuwe mappen met inhoud in de nieuwe rekken van Ariës geplaatst op de nieuwe volgorde.”

Mr. Meneer Wathelet; hoofd afdeling Finance

“De dames Monique en Nadia van Ariës hebben hun missie prima volbracht: met professionalisme …..en glimlach. Onze dossiers staan nu pico-bello en alles gebeurde binnen de afgesproken termijn. Door deze werkwijze hebben we veel tijd uitgespaard.”

PNO media

” De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd.”

Dhr. Theo van der Mark , Hoofd Deelnemersadministratie :

Voorheen zat ons klassement in Paternosterkasten op alfabetische volgorde, met tot gevolg, een beperkte toegankelijkheid zodat onze medewerkers stonden te wachten voor de kast tot ze aan de beurt waren. 27.000 dossiers alfabetisch geklasseerd in hangmappen veroorzaakt een lange opzoek en opbergtijd. We waren toe aan iets beters.

We wilden complete dossiers van al onze deelnemers, snel toegankelijk en alles op zo weinig mogelijk plaats.

Tijdswinst & Plaatswinst :

Mede dank zij het deskundige advies van de Ariës consulent zijn we overgegaan naar een staand lateraal klassement met kleurcodering. We hebben ook gebruik gemaakt van het Orga-Rack systeem waarin we 10 rijen klassement boven elkaar kwijt kunnen. Het Orga-Box cassette systeem laat toe dat we snel mappen – dossiers kunnen tussenvoegen omdat je de Orga-Boxen over de gehele lengte kan doorschuiven.

Gevolg , wij werken nu veel sneller met de dossiers.
De kleurcodering en de open stellingen hebben de toegang tot de dossiers met 50% verhoogd. Hierdoor is er ook geen achterstand meer in het wegbergen van de instroom van nieuwe dossiers.

Ook de plaatsbesparing is enorm, zeker 60%.

Omzetting :

Daar we dit nieuwe systeem bij onze verhuizing hebben ingevoerd was het onmogelijk dat door onze eigen mensen op te laten starten. Ariës heeft ons dus geholpen door :
onze mappen voorgecodeerd (volgens onze lijsten) aan te leveren, de oude dossiers uit de Paternosterkasten te halen en in de nieuwe dossiers in het nieuwe rekkensysteem , volgens de nieuw gekozen numerieke codering, op te bergen.
Deze 27.000 dossiers omzetten is in 9 dagen gerealiseerd, wat we nooit voor mogelijk hadden gehouden.

Eens het nieuwe systeem geïnstalleerd hebben al onze medewerkers de nodige instructies gekregen zodat iedereen zich er meteen kon in vinden.

Wij zijn dus zeer tevreden over ons klassement, het ziet er mooi uit, onze dossiers zijn steeds op orde en er zijn geen wachttijden of verloren dossiers meer.