Verzekeringsmakelaars / Bankkantoren / Zakenkantoren

Een efficiënte organisatie start met optimaal documentbeheer !

 

G. M. Speyer NV, verzekeringsmakelaars, Gent :

Jean Neslany G. M. Speyer verzekeringsmakelaars, met afgevaardigd bestuurder de heer Jean Neslany, is gevestigd in één van de mooie herenhuizen die Gent rijk is. Het kantoor is de laatste jaren, mede dank zij overnames van portefeuilles, sterk gegroeid en heeft meer dan 10.000 polissen in portefeuille.De heer Neslany is graag bereid ons te woord te staan omtrent het klassement.
Plaatswinst

 

Vroeger zat het klassement in ladekasten met hangmappen, de kasten op zich waren zeer zwaar, en met het papier erin was de belasting voor de vloer te groot.
Er was ook een acuut plaatsgebrek doordat we niet in de hoogte konden opbergen. We hadden dus zeer veel vloeroppervlakte nodig, en toch hadden we niet genoeg opbergcapaciteit.

Tevens werden er met het oude opbergsysteem veel te veel fouten gemaakt je zag niet wanneer je iets fout wegstak, dat kostte veel tijd om een “verkeerd” weggestoken dossier terug te vinden.

Tevens wensten we een globaal overzicht te krijgen over de dossiers, en om echt aan document management te doen.

Met het Orga-Rack, openrekken systeem van Ariës kunnen we nu 10 rijen hoog opbergen, de plaats hierdoor gewonnen is enorm.

Uiteindelijk hebben we gekozen voor een open systeem wat een veel grotere toegankelijkheid met zich meebrengt. Met de mappen van Ariës kan dat perfect, de mappen met kleurcodering bieden een nette en mooie indruk. De klanten kunnen zien dat we een goed georganiseerd kantoor zijn.

Tijdswinst

Ook het klasseren op zich hebben we verbeterd. Vroeger werd per contract opgeborgen, nu wordt alles per klant alfabetisch gerangschikt. Daardoor hebben we de 10.000 polissen kunnen reduceren tot een klantenklassement van een 4.000 dossiers. Elke klant zit in een Ariës orga-file, met zijn alfabetische code. De zoekmethodiek is overzichtelijker geworden waardoor er sneller kan gewerkt worden.

De tijdswinst is zeer moeilijk te meten, maar iedereen op het kantoor is het ermee eens dat het systeem beter en sneller werkt. De plaatswinst kan je natuurlijk makkelijker meten, we hebben 14 lopende meter klassement minder en er is nog capaciteit over voor nieuwe dossiers.

Ook de omschakeling is prima verlopen, met het advies van Ariës medewerkers hebben we dit in eigen beheer tot een goed einde gebracht.

 

KBC verzekeringen Camps Ludo Boven Willy bvba, Tessenderlozaakvoerders : Camps Ludo, Boven Willy


Zaakvoerders Camps Ludo en Boven Willy, beheren samen (met 3 medewerkers) voor ruim 3000 klanten hun verzekeringspolissen.

Het oude kantoor barstte uit zijn voegen zodat de heren Camps en Boven verplicht waren uit te kijken naar een nieuwe locatie. Het kantoor is nu gevestigd in een prachtige nieuwbouw nabij de markt van Tessenderlo.

Beide heren staan Ariës te woord over de invoering van het nieuwe klassementsysteem.
 
Ariës : “Kunt u ons meer vertellen over hoe het klassement vroeger was georganiseerd”

Het oude klassement bestond uit uitschuifbare ladenbakken, die slecht toegankelijk waren en bovendien overvol zaten. We moesten iets nieuws zoeken.

Wij zijn dan gaan kijken bij collega’s in andere kantoren die reeds met het Ariës systeem werkten en hadden meteen een positieve indruk zonder de finesse te kennen.

De Ariës adviseur heeft ons in detail van de mogelijkheden overtuigd, en we waren zeer verbaasd over de plaatsbesparing die kon gerealiseerd worden.
Ariës : “Welke waren uw doelstellingen” Plaats besparen en fouten vermijden.

Ariës : “Welke oplossingen heeft u met Ariës ontwikkeld”

Nu werken we met het staand lateraal systeem in kasten. Doordat er nu 7 rijen boven elkaar staan hebben we een enorme plaatswinst gerealiseerd. We konden het zelf niet geloven dat we met 4 kasten al onze dossiers konden wegbergen (en dan zit de 4^de kast nog niet eens vol).Een bijkomend voordeel van dit systeem is dat meerdere personen tegelijk het klassement kunnen consulteren.

Ariës : “Werkt u nu sneller met uw dossiers”/p>

De bedienden hier, die dagelijks met het klassement werken, kennen de kleuren inmiddels uit hun hoofd en kunnen daardoor snel een dossier pakken en terug wegzetten. De kleurcodering zorgt er tevens voor dat niets fout wordt weggezet. Het valt onmiddellijk op als iets op een verkeerde plaats zou staan.Ariës : “Kan u cijfers plakken op de tijdswinst”

Dat het sneller, efficiënter en prettiger werken is staat vast, hoeveel tijd we hiermee dagelijks besparen kunnen we niet in cijfers omzetten.
">Ariës : “Heeft u plaatswinst gerealiseerd, kan u hierop een cijfer plakken”

Zoals reeds vermeld hadden we in het begin moeite om de adviseur van Ariës te geloven. Waar we vroeger 6 meter kasten nodig hadden zit het klassement nu in 3 volle kasten en 1 kast die slechts voor één derde is gevuld. Hierdoor hebben we in ons nieuwe kantoor voldoende reserve voor uitbreiding, wat ook een prettig gevoel geeft.

We kunnen dus spreken van een halvering van de plaats nodig voor het klassement.

Ariës : Is de zoekmethodiek veranderd :

We werken nog steeds alfabetisch, enkel kleine details in de codering zijn gewijzigd dat was in het begin even wennen. Nochtans met goede regels is dit systeem beter.

Ariës : Heeft u kosten bespaard :

De oorspronkelijke investering is niet gering, maar als je de plaatsbesparing berekent is deze snel terugverdiend.

Ariës : Hoe verliep de invoering van het systeem :

De voorcodering is door Ariës gebeurd zodat de nieuwe mappen kant en klaar binnen kwamen. Na de eerste aanpassing aan de soms gewijzigde codering is alles vlot verlopen.

Ariës : “U bent tevreden”

Het is een goede keuze, in vergelijking met andere systemen steekt dit er zeker bovenuit.
Onze medewerkers vinden het prettig werken met dit systeem, het oogt tevens mooi en geeft een verzorgde indruk.